УТВЕРЖДЕНО
приказ генерального директора
РУП «БЕЛТАМОЖСЕРВИС»
12.11.2021 № 603-ОД
(в редакции приказа
28.07.2025 № 327-ОД )
ПОЛИТИКА
РУП «БЕЛТАМОЖСЕРВИС»
в отношении обработки персональных данных
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. РУП «БЕЛТАМОЖСЕРВИС» (далее – предприятие) уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.
Утверждение Политики РУП «БЕЛТАМОЖСЕРВИС» в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) является одной из принимаемых предприятием мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99‑З “О защите персональных данных“ (далее – Закон).
2. Политика разъясняет субъектам персональных данных, как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), при видеонаблюдении, а также при обработке cookie-файлов на интернет-сайте предприятия.
3. Почтовый адрес предприятия: 220036, г. Минск, ул. Лермонтова, д. 27; адрес в сети Интернет: https://declarant.by/ru/.
4. В настоящей Политике используются термины и их определения в значении, определенном Законом.
5. Предприятие осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.
ГЛАВА 2
ЦЕЛИ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СРОКИ ХРАНЕНИЯ
6. Предприятие осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных в целях, объеме, на правовых основаниях и в сроки применительно к каждой категории субъектов персональных данных согласно пункту 7 настоящей Политики.
7. Цели, объем, правовые основания и сроки обработки персональных данных:
|
№ п/п
|
Цели обработки персональных данных
|
Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке
|
Перечень обрабатываемых персональных данных
|
Правовые основания обработки персональных данных
|
Срок хранения персональных данных
|
|
1.
|
Регистрация личного кабинета юридического лица, в том числе восстановление доступа к личному кабинету и его удаление
|
Физическое лицо – представитель контрагента, с которым предприятие вступает в договорные отношения
|
Фамилия, имя, отчество либо инициалы лица, должность лица, контактные данные (включая номера рабочего и (или) мобильного телефона, электронной почты и др.), иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)
|
Абз.8 ст. 6 Закона.
Абз. 20 ст. 6 Закона (Гражданский кодекс Республики Беларусь)
|
До истечения срока действия договора или 6 месяцев с момента последнего входа в личный кабинет
|
|
2.
|
Возврат сумм налога на добавленную стоимость система (Tax free)
|
Иностранные физические лица
|
Фамилия, имя, отчество, телефон/e-mail, реквизиты документа для выезда за границу, указание государства постоянного места жительства, реквизиты банковской карты
|
Абз. 20 ст. 6 Закона (Налоговый Кодекс Республики Беларусь)
|
5 лет
|
|
3.
|
Заявка на перевозку груза
|
Физическое лицо – представитель контрагента,
с которым предприятие вступает в преддоговорные отношения
|
Фамилия, собственное имя, отчество, контактного лица, контактный телефон, адрес электронной почты
|
Абз.8 ст. 6 Закона.
Абз. 20 ст. 6 Закона (Гражданский кодекс Республики Беларусь)
|
До заключения договора
|
|
4.
|
Заявка на приобретение подарочных сертификатов в торговой сети предприятия
|
Физическое лицо – представитель контрагента,
с которым предприятие вступает в преддоговорные отношения
|
Фамилия, собственное имя, отчество, контактного лица, контактный телефон, адрес электронной почты
|
Абз.8 ст. 6 Закона.
Абз. 20 ст. 6 Закона (Гражданский кодекс Республики Беларусь)
|
До заключения договора
|
|
5.
|
Заключение, исполнение, изменение, расторжение, хранение договоров
|
Физическое лицо
|
Фамилия, имя, отчество, номер мобильного телефона, электронная почта, иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)
|
Абз.15 ст. 6 Закона.
Абз.20 ст.6 Закона (Закон Республики Беларусь от
25 ноября 2011 г. N 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»
|
3 года
(п. 70 Перечня),
5 лет
(п. 628 Перечня),
(после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания
|
|
6.
|
Заключение, исполнение, изменение, расторжение, хранение договоров
|
Юридическое лицо (представитель, действующий от его имени), индивидуальный предприниматель
с которым предприятие вступает в договорные отношения
|
Фамилия, имя, отчество либо инициалы лица, должность лица, контактные данные (включая номера рабочего и (или) мобильного телефона, электронной почты и др.), иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)
|
Абз.8 ст. 6 Закона.
Абз. 20 ст. 6 Закона (Гражданский кодекс Республики Беларусь)
|
3 года
(п. 70 Перечня),
5 лет
(п. 628 Перечня),
(после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания
|
|
7.
|
Запись на личный прием
|
Лица, обращающиеся на личный прием
|
Фамилия, собственное имя, отчество, контактный телефон, содержание вопроса
|
Абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“).
|
5 лет
|
|
8.
|
Проведение личного приема
|
Лица, присутствующие на личном приеме и иные лица, чьи персональные данные могут быть указаны в ходе личного приема
|
В соответствии с реквизитами регистрационно-контрольной формы регистрации обращений граждан, юридических лиц, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786.
Аудиозаписи голосов и видеозаписи лиц, присутствующих на приеме (в случае их ведения)
|
Абз. 17 п. 2 ст. 8 Закона.
Абз.20 ст. 6 Закона
(Закон Республики Беларусь ”Об обращениях граждан и юридических лиц“).
|
5 лет
|
|
9.
|
Внесение данных в программные комплексы по ведению бухгалтерского учета операций и (или) сделок
|
Физические лица-контрагенты
|
Фамилия, собственное имя, отчество
|
Абз. 15 ст. 6 Закона.
|
3 года
(п. 70 Перечня),
5 лет
(п. 628 Перечня),
(после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания
|
|
10.
|
Подготовка и подача исковых заявлений, заявлений
о возбуждении приказного производства,
о совершении
исполнительной надписи,
о возбуждении исполнительного производства
|
Физические лица, в том числе физические лица, представляющие законные интересы клиентов (юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, физических лиц)
|
Фамилия, имя, отчество, гражданство, дата рождения, адрес регистрации, адрес проживания, место работы, должность, паспортные данные (серия и номер, идентификационный номер; кем и когда выдан), данные о наличии исполнительного производства в органах принудительного исполнения, данные о смерти физического лица, дополнительные данные, с помощью которых физическое лицо можно идентифицировать (электронная почта, номер телефона и пр.)
|
Абз.20 ст.6 Закона (Гражданский процессуальный кодекс,
Хозяйственный процессуальный кодекс,
Закон от
№439-З «Об исполнительном производстве»).
|
3 года после вынесения решения
(п. 73 Перечня)
|
|
11.
|
Регистрация в системе электронной очереди
|
Физические лица, юридические лица (представитель, действующий от его имени), индивидуальные предприниматели
|
Фамилия, имя, отчество водителя либо наименование организации – владельца транспортного средства, телефон водителя (в случае заказа дополнительной услуги), видеозапись транспортного средства, въезжающего в зону ожидания и выезжающего из нее.
|
Абз.20 ст.6 Закона (Положение о порядке функционирования системы электронной очереди транспортных средств для въезда в автодорожные пункты пропуска через Государственную границу Республики Беларусь, регистрации в ней транспортных средств, функционирования зон ожидания, а также требованиях к их оборудованию").
|
3 года
(п. 70 Перечня),
5 лет
(п. 628 Перечня),
(после окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания
|
|
12.
|
Отслеживание транспортного средства с наложением навигационных устройств
|
Физические лица – представители контрагентов
|
Фамилия, собственное имя, отчество, паспортные данные водителя
|
Абз.8, ст. 6 Закона.
Абз. 20 ст. 6 Закона
(Соглашение о применении в Евразийском экономическом союзе навигационных пломб для отслеживания перевозок
(Заключено в г.Москве 19.04.2022. Соглашение ратифицировано Законом Республики Беларусь от 13.10.2022 N 211-З).
|
3 месяца со дня снятия навигационного устройства (пломбы)
|
|
13.
|
Оформление (внесение изменений) электронного паспорта транспортного средства (шасси транспортного средства) (далее – ЭПТС)
|
Физические лица
|
В соответствии с Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» п. 15.64,
|
Абз. 20 ст. 6 Закона
(Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан».
|
5 лет
|
|
14.
|
Оформление (внесение изменений) электронного паспорта самоходной машины и других видов техники (далее – ЭПТС)
|
Физические лица
|
В соответствии с Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» п. 15.65
|
Абз. 20 ст. 6 Закона (Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»).
|
5 лет
|
|
15.
|
Внесение в ЭПТС сведений об уплате утилизационного сбора
|
Физические лица
|
В соответствии с Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» п. 15.66
|
Абз. 20 ст. 6 Закона (Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»).
|
5 лет
|
|
16.
|
Оформление (внесение изменения в) ЭПТС в отношении самоходных машин и других видов техники, транспортных средств (шасси транспортных средств) ввозимых с территории иностранных государств
|
Юридические лица (представитель, действующий от его имени), индивидуальные предприниматели
|
В соответствии с ч.1 п.5 ст.14 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 N 433-З «Об основах административных процедур»
Абз.2-7 ч.1 п.2 ст.15 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 N 433-З «Об основах административных процедур»
|
Абз. 20 ст. 6 Закона (Закон Республики Беларусь от 28.10.2008 N 433-З «Об основах административных процедур»)
|
5 лет
|
|
17.
|
Обращение юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (через форму на сайте)
|
Юридические лица (представитель юридического лица - физическое лицо) и индивидуальные предприниматели
|
Адрес электронной почты, контактный телефон
|
Абз.8 ст.6 Закона.
Абз. 20 ст.6 Закона (Закон от 18.07.2011 № 300-З « Об обращении граждан»).
|
5 лет
|
|
18.
|
Запись телефонного разговора при обращении в call-центр
|
Физические лица, юридические лица, индивидуальные предприниматели
|
Аудиозапись голоса и иный персональные данные в ходе обращения
|
Согласие
|
1 год
|
|
19.
|
Бронирование гостиничного номера (форма на сайте)
|
Физические лица, юридические лица, индивидуальные предприниматели
|
Адрес электронной почты
|
Абз.8 ст.6 Закона.
Абз. 20 ст.6,
Абз. 15 ст. 6 Закона – для физических лиц
|
До заключения договора
|
|
20.
|
Выдача и учет пропусков (ЭКД/бумажный вариант)
|
Работники
|
Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность, фотоизображения работника
|
Абз. 20 ст.6 Закона
Абз.17 п.2 ст.8 Закона
Указ Президента № 534
|
1 год
|
|
21.
|
Оформление таможенных деклараций
|
Физические лица, индивидуальные предприниматели
|
Физическое лицо - фамилия, собственное имя, отчество, место жительство, паспортные данные, контактные реквизиты.
Индивидуальный предприниматель - фамилия, собственное имя, отчество, место жительство, контактные реквизиты.
|
Абз. 20 ст.6 Закона
Таможенный кодекс Евразийского экономического союза (Закон Республики Беларусь 10 ноября 2017 г. N 59-З «О ратификации договора о таможенном кодексе Евразийского экономического союза).
|
3 года (п.1080 Перечня)
|
8. Предприятие осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения целей, указанных в пункте 7 настоящей Политики, и не допускает их избыточной обработки.
Предприятие не осуществляет передачу персональных данных третьим лицам, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.
9. Для достижения цели № 18 указанной в пункте 7 настоящей Политики, предприятие привлекает уполномоченное лицо ООО «Итач Софт» на основании заключенного договора №345-01-25-ТО «Оказание услуг технической поддержки системы телефонии на базе IP-АТС «Asterisk» и модуля «Интеграции IP-АТС FREEPBX на базе «Asterisk» и CRM системы «1С-Битрикс24» от 12 декабря 2024 года.
10. В процессе обработки персональных данных для выполнения цели № 12 «Отслеживание транспортного средства с наложением навигационных устройств (пломб)», указанной в пункте 7 настоящей Политики, может осуществляться трансграничная передача персональных данных на территории государств, обеспечивающих надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, а именно:
Российская Федерация;
Республика Армения;
Республика Казахстан;
Киргизская Республика.
ГЛАВА 3
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
11. Субъекты персональных данных обладают следующими правами:
|
№
|
Право
|
Содержание
|
Последствие
|
|
1
|
Право на внесение изменений в свои персональные данные
|
Субъект персональных данных вправе требовать от предприятия внести изменения в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными. Для этого субъекту персональных данных необходимо подать заявление и предоставить соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений, либо самостоятельно внести соответствующие изменения в личном кабинете на сайте
|
Предприятие в срок 15 календарных дней с момента получения в установленном порядке письменного заявления с приложением необходимых документов, поданного в установленном порядке, запроса внесет изменения в персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными
|
|
2
|
Право на получение информации, касающейся обработки персональных данных
|
Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей:
место нахождения предприятия;
подтверждение факта обработки персональных данных предприятием;
перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано согласие на обработку персональных данных (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц), если обработка персональных данных предприятием поручена такому лицу(лицам);
иную информацию, предусмотренную законодательством
|
Предприятие в течение 5 рабочих дней после получения письменного заявления, поданного в установленном порядке, предоставит запрашиваемую информацию либо уведомит о причинах отказа в ее предоставлении
|
|
3
|
Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам
|
Субъект персональных данных вправе получать от предприятия информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно
|
Предприятие в срок до 15 календарных дней с момента получения письменного заявления, поданного в установленном порядке, предоставит информацию о том, какие персональные данные и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомит о причинах отказа в ее предоставлении
|
|
4
|
Право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами
|
Субъект персональных данных вправе требовать от предприятия бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии иных оснований для обработки персональных данных, установленных законодательством
|
Предприятие в срок до 15 календарных дней с момента получения письменного заявления, поданного в установленном порядке, прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и уведомит субъекта персональных данных об этом, за исключением случаев, когда предприятие вправе продолжить обработку персональных данных при наличии иных оснований, установленных законодательством
|
|
5
|
Право на обжалование действий(бездействия) и решений предприятия, нарушающих права субъекта при обработке персональных данных
|
Если субъект персональных данных посчитает, что обработка его персональных данных осуществляется с нарушением его прав, то субъект персональных данных может подать жалобу в Национальный центр защиты персональных данных
|
Жалоба рассматривается в порядке, установленном законодательством
|
|
6
|
Право отозвать предоставленное ранее согласие на обработку персональных данных
|
Если для обработки персональных данных предприятием получалось согласие субъекта персональных данных, то субъект персональных данных может в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случаях, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях обработки персональных данных
|
Предприятие в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и уведомит субъекта персональных данных об этом, за исключением случаев, когда предприятие вправе продолжить обработку персональных данных при наличии иных оснований, установленных
законодательством о
персональных данных
|
12. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных предприятием, субъект персональных данных подает в предприятие заявление в письменной форме по почтовому адресу, указанному в подпункте 1.3 пункта 1 настоящей Политики, или посредством государственной единой (интегрированной) республиканской информационной системы учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (https://обращения.бел.
Такое заявление должно содержать:
фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись.
Предприятие не рассматривает заявления субъектов персональных данных, поступившие в его адрес иными способами (e-mail, телефон и т.п).
13. За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных предприятия, субъект персональных данных может обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Предприятии, направив сообщение на электронный адрес d.egorova@btslogistics.by.
ГЛАВА 4
СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАНЫХ
14. Предприятие осуществляет обработку персональных данных физических лиц – контрагентов и (или) представителей контрагентов: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, предоставление, удаление, как с использованием средств автоматизации, так и без них.
15. Предприятие принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий третьих лиц, согласно статье 17 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных», в том числе:
определены состав и перечень мер, необходимых и достаточных для выполнения обязанностей по обеспечению защиты персональных данных, с учетом требований Закона и иных актов законодательства;
назначено лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
изданы документы, определяющие Политику предприятия в отношении обработки персональных данных;
ознакомлены работники, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в том числе с требованиями по защите персональных данных, а также проведено обучение указанных работников и иных лиц в порядке, установленном законодательством;
установлен порядок доступа к персональным данным, в том числе обрабатываемым в информационной системе;
осуществлена техническая и криптографическая защита персональных данных в порядке, установленном Оперативно-аналитическим центром при Президенте Республики Беларусь, в соответствии с классификацией информационных ресурсов (систем), содержащих персональные данные;
обеспечен неограниченный доступ, в том числе с использованием глобальной компьютерной сети Интернет, к документам, определяющим политику в отношении обработки персональных данных, до начала такой обработки.
16. Персональные данные могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти Республики Беларусь и иным лицам только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Республики Беларусь.
17. При нарушении системы защиты персональных данных предприятие информирует субъектов персональных данных.
18. Предприятие при расторжении договоров с субъектами персональных данных, осуществляет блокирование и хранение предоставленных персональных данных, а по окончании срока хранения таких персональных данных, указанных в главе 2 пункт 7 настоящей Политики, осуществляет их удаление (за исключением случаев, когда законодательными актами предусмотрена обязанность хранения).
ГЛАВА 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
19. К настоящей Политике и отношениям между предприятием и субъектом персональных данных применяется действующее законодательство Республики Беларусь.
20. Действующая Политика является общедоступной, вступает в силу с момента её опубликования в информационной сети Интернет на Сайте https://declarant.by.
21. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
